Lily Nguyen
Khi một khách hàng, đối tác hoặc ứng viên viết email bằng tiếng anh thể hiện sự quan tâm hoặc sẵn sàng cho một cuộc họp, sự kiện hoặc hoạt động định kỳ nào đó, thì chắc chắn bạn phải trả lời lại bằng một email xác nhận lịch gặp gỡ. Một email đơn giản như vậy nhưng làm sao để người nhận nhớ rõ lịch gặp mà lại không quá dài dòng?
Hôm nay, trung tâm anh ngữ Aroma sẽ hướng dẫn các bạn cách trả lời email bằng tiếng Anh để xác nhận lịch hẹn nhé.
Cách xác nhận cuộc hẹn viết email bằng tiếng Anh
Email là một trong những cách tốt nhất để xác nhận các cuộc hẹn. Nó không xâm lấn thời gian của bạn hoặc thời gian của người nhận như các cuộc gọi điện thoại. Sau đây là các mẹo để xác nhận lịch họp bằng email.
1. Mở đầu email bằng tiếng anh rõ ràng
Sự rõ ràng là một cách tuyệt vời để đảm bảo với người nhận email của bạn rằng bạn sẽ gặp người đó vào một thời điểm cụ thể. Sự rõ ràng cũng làm cho cuộc hẹn của bạn được xác nhận hiệu quả.
Ví dụ 1: Xác nhận cuộc hẹn bằng email
RE: confirmation of appointment with FRANK WALES
Dear Mrs. Allen,
I will like to confirm your appointment with Frank Wales tomorrow, August 25th at 1 pm. Please contact me for any question and keep me informed if there should be any changes.
Cordially,
Linda Brown,
Secretary, Lester Wester Limited
2. Sơ lược và cụ thể
Hãy trình bày thật tóm tắt khi xác nhận cuộc hẹn qua email. Nói ngắn gọn và đơn giản. Cụ thể, nêu rõ thời gian và ngày hẹn.
Ví dụ 2: Xác nhận cuộc hẹn bằng email
RE: Shawn Williams – Appointment Confirmation
Dear Clinton,
This is a special reminder to confirm your meeting with Shawn Williams tomorrow June 18th by 10 am.
Your meeting is scheduled to hold at Lintel Scraps, Office 12 on the ground floor at Lanceman Street, Mainland China. The place is accessible by cabs.
This is Shawn’s cell phone number, just in case, +98157479837.
Please feel free to contact me if you have any question. I would be ready to give necessary assistance.
Thank you and have a great meeting.
Best Regards,
Alice Maxwell
Administrative Assistant to Shawn Williams, Lintel Scraps Limited
3. Khiến nó mang nhiệm vụ nhắc nhở
Như trong ví dụ trên, rõ ràng là xác nhận của cuộc hẹn cơ bản mang sứ mệnh là để nhắc nhở Clinton về cuộc gặp của ông ấy với Shawn Williams. Nó được viết rõ ràng với thời gian cụ thể, ngày và địa điểm. Một cách tốt để xác nhận cuộc hẹn bằng email là biến nó một lời nhắc nhở.
4. Thật chi tiết
Một cách hay để trả lời email bằng tiếng Anh để xác nhận cuộc hẹn là đưa ra thông tin chi tiết. Clinton có tất cả những thông tin cần thiết để đến gặp Shawn Williams đúng giờ. Anh ta có thể liên hệ với Shawn Williams hoặc trợ lý hành chính qua điện thoại nếu có vấn đề trong việc tìm địa điểm họp.
Hãy đảm bảo bạn không cho người nhận lý do để bỏ lỡ buổi hẹn. Sẽ rất phiền nếu đến quá giờ hẹn và bạn được thông báo là người kia không tìm được địa điểm đúng không?
5. Đừng viết quá dài khi viết thư trong tiếng anh
Viết email quá dài sẽ khiến người nhận mất hết hứng thú và không nắm được nội dung chính. Hãy duy trì sự quan tâm của người nhận bằng cách viết thật ngắn và thú vị.
Ví dụ 3: Xác nhận cuộc hẹn bằng email
Dear Ms. Roberts,
I am glad you will be available for the meeting with our team by 9 am tomorrow January 21st at our Zonal Office.
You can contact me on this cell phone number if you have any question or change of plans.
Thank you and looking forward to meeting you tomorrow.
Cordially,
Evelyn Coker
Productions Director, Micara Productions
6. Đi vào trọng tâm
Không cần phải lãng phí bất kỳ cơ hội nào để nói rõ với người nhận rằng bạn muốn xác nhận cuộc hẹn. Hãy đi vào trọng tâm ngay lập tức để không để cho người đọc của bạn phải kéo màn hình xuống không cần thiết.
7. Viết email tiếng anh theo một format
Email chuyên nghiệp phải có ngày, lời chào thân bài và kết luận. Đừng cho khách hàng của bạn một món đồ nhặt rác dưới danh nghĩa xác nhận cuộc hẹn. Dưới đây là một ví dụ về một email chuyên nghiệp.
Ví dụ 4: Xác nhận cuộc hẹn bằng email
Date: 23rd September, 2012.
RE: Confirmation of an Appointment
Dear Mr. Robinson,
I am writing to confirm an appointment with you on 24th of September, 2015 at Learned Hall, winter road. I genuinely appreciate a quick response from your side.
Best wishes,
Andrew Paul
Managing Director, Adrepal Photos
Trên đây là những mẹo hay cho việc trả lời email bằng tiếng Anh để xác nhận lịch hẹn. Hãy vận dụng thật tốt trong lần viết email tới các bạn nhé.